Pilt 1/6
Miljonid inimesed kasutavad Microsoft Outlooki oma meili ja kalendri haldamiseks nii tööl kui ka kodus. See annab tunnistust selle kasulikkusest, kuid tõde on see, et vähesed inimesed teavad, kuidas selle funktsioone maksimaalselt ära kasutada.
Mõne lihtsa nipi õppimine säästab teie aega, aitab teil tõhusamalt töötada ning isegi sünkroonida oma kodu- ja tööelu. Need näpunäited on suunatud Outlook 2013, 2016, 2019 ja Microsoft 365 jaoks, kuid paljud neist kehtivad ka Outlooki vanemate versioonide kohta.
Näpunäide nr 1: vältige korduvat tippimist kiirosade abil
Kui peate regulaarselt sisestama standardse tekstiploki, saate selle salvestada kui a "Kiire osa" e-kirjadesse hõlpsaks sisestamiseks.
- Tõstke helilooja aknas tekst esile.
- Klõpsake nuppu "Sisesta" lindimenüü avamiseks.
- Valige "Kiired osad" ja vali “Salvestage valik kiirosade galeriisse.
- Klõpsake "OKEI" hüpikakna raamis, et salvestada uus kiirosa fraas.
Kui hakkate tulevikus sama tekstiplokki tippima, kuvatakse see soovitusena. Löö "tagasi" teksti täielikuks sisestamiseks. Saate fraasi valida ka hiirega, kasutades "Kiired osad" rippmenüüst. Paremklõpsake sellel paigutusvalikute vaatamiseks või muutke ja hallake kiirosi ja muid "ehitusplokke".
Nõuanne nr 2: kirjutage sõnum, et tulevikus kohale toimetada
Kui teil on uudiseid või sõnumeid, mida te ei soovi kohe jagada, võimaldab Outlook teil edastamist teatud ajani edasi lükata.
- Kirjutage oma e-kiri ja lisage adressaat. Valmistage kõik saatmiseks ette nagu tavaliselt.
- Klõpsake vahekaarti "Valikud". Selle alla ilmub väljalendmenüü.
- Kliki "Tarneviivitus" või valige väike nooleikoon "Saada" olenevalt teie Outlooki versioonist ja operatsioonisüsteemist.
- Valige hüpikakna raamist kuupäev ja kellaaeg, millal soovite, et adressaat meili saaks, ning seejärel klõpsake "Sulge" või "Saada" olenevalt teie Outlooki versioonist ja operatsioonisüsteemist.
- Klõpsake "Saada" kui valmis.
- Kui kasutate Exchange'i serverit, saate nüüd Outlooki sulgeda. Kui kasutate POP-i või IMAP-i, peate jätma rakenduse avatuks, kuni määratud saatmisaeg on möödas.
Saate ka kuupäeva ja kellaaega värskendada või sõnumi enne saatmist üldse kustutada. Külastage "Mustandid" kausta ja klõpsake "Tühista saatmine." Seejärel saate sõnumi uuesti luua ja uuel kuupäeval või kellaajal saata.
Näpunäide nr 3: looge tavaliste otsingute jaoks kaust
Saate alati otsida aktiivsest kaustast, tippides sõnu või fraase otsinguväljale, mis asub kirjade loendi kohal. Sageli otsitavate terminite puhul saate aga tööd lihtsustada a "Otsing" kausta.
Mine lehele "Kaust" vahekaarti ja paremklõpsake "Otsi kaustast" ühe loomiseks. Valige mitmesuguste mallide hulgast (e-kirjad konkreetsetelt inimestelt, oluliseks märgitud kirjad jne) või määrake oma kriteeriumid, kasutades "Loo kohandatud otsingukaust" valik.
Teie uus otsingukaust kuvatakse Outlooki akna vasakus servas kaustade paanil; klõpsake sellel, et näha teie valitud tingimustele vastavaid sõnumeid. Paremklõpsake ja valige "Kausta ümbernimetamine" et anda sellele mugav nimi.
Näpunäide nr 4: automatiseerige korduvad ülesanded kiirtoimingutega
Kui avastate end regulaarselt täitmas mõnda konkreetset ülesannet, näiteks edastate sissetulevat meili kolleegile või kutsute adressaatide rühma koosolekule, Kiired sammud võib säästa teie aega. Leiate eelmääratud komplekti Kiired sammud keskel Kodu vahekaarti, kuid selle funktsiooni tegelik jõud peitub teie enda määratlemises.
Klõpsake rippmenüü noolt ja valige "Uus kiire samm" et luua kohandatud toimingute jada, mille abil saab sõnumeid ühe hiirepuudutusega kategoriseerida, teisaldada, märgistada ja kustutada.
Klõpsates väljatõmbamisnoolel, mis asub lehe paremas alanurgas "Kiired sammud" lindirühm, avab dialoogi, kus saate otseteid kopeerida ja redigeerida, et saaksite luua teema kohta erinevaid variatsioone.
Näpunäide nr 5: sortige oma kirjad reeglite ja tingimusliku vorminguga
The "Reeglid" rippmenüüs "Liiguta" osa 'Kodu' vahekaart pakub valikuid reeglite loomiseks ja haldamiseks sõnumite automaatseks töötlemiseks nende saabumisel. Kui valite sõnumi enne klõpsamist, pakub see sarnaseid sõnumeid mõjutava reegli loomist. Valige "Loo reegel" ja teile antakse võimalus määrata kontrollimiseks kõikvõimalikud kriteeriumid, sealhulgas saatja, saaja, suurus, kuupäev jne. Samuti saate valida, mis peaks juhtuma meilidega, mis vastavad seatud kriteeriumidele.
Sarnane omadus on Tingimuslik vormindamine, mille leiate klõpsates "Vaate seaded" järgneb "Vaata" sakk. See ei liiguta ega töötle sõnumeid, kuid kuvab teatud kriteeriumidele vastavad meilid kindla fondi ja värviga, nii et saate need kohe oma postkastis märgata.
Näpunäide nr 6: kustutage automaatselt mittevajalikud sõnumid
Kui soovite ruumi kokku hoida või kohmakat meilirada korrastada, Korista ära Outlook 2013 ja uuemate versioonide tööriist võib aidata. See analüüsib täielikku meilivestlust ja kustutab kõik sõnumid, mida on järgmises sõnumis tervikuna tsiteeritud – nii näete öeldut, kontrollides järgmisi sõnumeid.
Kasutada Korista ära, klõpsake selle rippmenüül "Kodu" vahekaarti ja valige, kas soovite korrastada ühe vestluse või terve kausta. Seadete edasiseks juhtimiseks klõpsake nuppu "Seaded" nuppu hüpikakna märguandes, et valida, milliseid sõnumeid kustutada ja millised jätta.
Näpunäide nr 7: delegeerige juurdepääs oma meilidele ja kalendrile
Kui konkreetne olukord või sündmus nõuab teisele inimesele juurdepääsu Outlok kontole, saate ajutiselt lubada kellelgi teisel oma postkasti ja kohtumisi hallata. Selle seadistamiseks avage "Fail" vahekaarti, seejärel klõpsake nuppu "Konto seaded" rippmenüüst ja valige "Juurdepääsu delegeerimine." Klõpsake "Lisama" ja sisestage selle isiku (või inimeste) nimi, kellele soovite juurdepääsu anda.
Näete lubade rippmenüüd. Vaikesätted võimaldavad volitatud isikul teie kalendrile ja ülesannete loendile juurde pääseda ja neid värskendada, samas kui meilid ja kontaktid jäävad privaatseks. Saate õigusi vastavalt oma vajadustele kohandada.
Märge: Delegaat peab kasutama sama Outlooki versiooni kui teie ja üksused, millele soovite juurdepääsu, peavad olema salvestatud Exchange'i serverisse. Delegaadil pole juurdepääsu teie postkastile, mis asub teie kõvakettal.
Näpunäide nr 8: hallake lugemiskviitungeid
Õnneks on Outlook piisavalt hästi käitunud, et enne lugemiskinnituse saatmist luba küsida; saate selle käitumist veelgi kohandada, klõpsates nuppu "Fail" sakk, avamine "Valikud," valides "Mail" vaadet ja kerides alla jaotiseni "Jälgimine" osa. Saadetud kviitungitaotluste sageduse konfigureerimiseks valige "alati" või "mitte kunagi," või seadistage oma kviitungitaotluse seaded.
Üheks kasulikuks võimaluseks on võimalus taotleda kättetoimetamise kviitungit, mis kinnitab, et teie e-kiri on jõudnud adressaadi meiliserverisse, ilma et peaksite nõudma teatist, kui see tegelikult avatakse.
Näpunäide nr 9: ajavööndid
Kui reisite tööl, tunnete pettumust, mis tuleneb koosolekute ja kohtumiste kuvamisest Outlookis valel kohalikul ajal. Õnneks saate ajavööndeid oma seadete kaudu juhtida. Under "Fail," Otsi "Valikud" ja valige "Kalender" oma avamiseks "Ajavöönd" seaded. Kui olete oma kohalikku ajavööndit muutnud, kuvatakse e-kirjade ajatemplid ja kalendrikirjed vastava nihkega.
Samuti saate seadistada kuvatava teise ajavööndi nii, et näiteks saaksite jälgida, mis kell on tagasi kodus, või vaadata, mis kell on teie kolleegide jaoks välismaal, et tagada nende tabamine tööajal ja t võtke nendega ühendust ebasobival kellaajal. Klõpsake "Vaheta ajavööndeid" et hõlpsalt ühest asukohast teise lülituda.
Näpunäide nr 10: kasutage kleepuvate märkmete funktsiooni
Outlook sisaldab sisseehitatud kleepmärkmete funktsiooni, mis aitab teile olulist teavet meelde tuletada või üles märkida. Vajutage "Ctrl + tõstuklahv + N" kõikjal Outlooki liideses, et luua uus märkus, mida saab lohistada ja paigutada ükskõik kuhu ekraanil. Vaikimisi kuvatakse märkmed kahvatukollasena, kuid saate need määrata kategooriatesse, mis põhjustab nende lülitumise seotud värviga.
Märkmete haldamiseks klõpsake nuppu "Märge" ikooni allosas "Vaata" paneel. Sealt saate märkmeid kopeerida, korraldada ja printida. Samuti saate otsida akna paremas ülanurgas oleva välja kaudu konkreetset teksti sisaldavaid märkmeid.
Näpunäide nr 11: krüptitud e-post
Kui soovite tõestada, et teie sõnumid on tõesti teie käest, saab Outlook teie meilid krüptograafiliselt allkirjastada. Võite isegi minna sammu kaugemale ja krüpteerida teksti ja manused, et neid saaks lugeda ainult need adressaadid, kellega olete võtit jaganud. Selle seadistamiseks avage "Usalduskeskuse sätted", klõpsates nuppu “Fail | Valikud | Usalduskeskus" ja valides "E-posti turvalisus."
Meilide krüptimine ja digitaalallkirja lisamine on sama lihtne kui vastavate kastide märkimine, kuid peate looma ja importima digitaalne ID kui sul seda veel pole. Klõpsake "Hangi digitaalne ID..." et näha linke paljudele pakkujatele, sealhulgas Comodole, mis pakub tasuta meilisertifikaate.