Dokumentide haldamine on SharePointi üks olulisemaid asju. Äris on dokumendid sageli arenevad asjad. Need võivad alata OneDrive for Businessist ja jõuda organisatsiooni meeskonna saidile. Dokumendid vahetavad sageli asukohti, nii et SharePointis dokumentide teisaldamise läbi ja lõhki tundmine on ülioluline.
Mitu võimalust seda teha
Kõik, kes on SharePointis töötanud, teavad, et konkreetse ülesande täitmiseks on palju võimalusi. Dokumentide teisaldamine pole erand. See, kas kasutate File Explorerit või Migration Tooli, sõltub mitmest tegurist, nagu teisaldatud dokumentide arv, versiooniajaloo säilitamise tähtsus, metaandmed ja palju muud.
1. File Explorer
Dokumendi teisaldamiseks File Exploreri abil avage nii siht- kui ka lähtedokumendi teegid (pole oluline, kas see on sama sait). Valige File Explorer rippmenüüs. See avab iga teegi jaoks uurijavaate. Kasutage lohistamist, et liigutada üksusi kahe uurijavaate vahel.
Saate teisaldada nii kaustu kui ka faile ja säilitada sisutüüpe, kui nii lähte- kui ka sihtasukohas on määratletud sisutüübid. See meetod säilitab ka kohandatud metaandmed, kui nii lähte- kui ka sihtasukoht on määratletud samu metaandmeid kasutades.
Protsess on aga käsitsi ja see on pigem koopia kui teisaldamine, mis tähendab, et pärast teisaldamist peate lähteüksused kustutama. See ei säilita versiooniajalugu ega atribuutide poolt loodud, loodud, muudetud ja muudetud andmeid.
2. Teisalda/Kopeeri
Kuigi kasulik ja lihtne, Kolima ja Kopeeri käsud on saadaval ainult SharePoint Online'is. See suvand võimaldab teisaldada dokumente OneDrive for Businessist või SharePointist SharePointi või OneDrive’i sihtkohta. Valige fail ja klõpsake ühte kahest käsust. The Kolima suvand teisaldab teie metaandmete ja versiooniajaloo kaitsega dokumendi sama teegi teise kausta, teise teeki või teisele saidile.
See meetod sobib suurepäraselt lõppkasutajatele, kuna see on lihtne ja arusaadav. See võimaldab teil kopeerida ja teisaldada nii faile kui ka kaustu. Parim on see, et see säilitab sisutüübid, kohandatud metaandmete versiooniajaloo, ja loodud, loodud, muudetud ja muudetud omadustega. The Kopeeri käskimiseks säilitab aga ainult uusima versiooni – peamine negatiivne külg on ilmselgelt asjaolu, et see meetod on ainult SharePoint Online'i jaoks.
3. Sisu ja struktuuri haldamine
Kui lubate SharePoint Serveri avaldamise infrastruktuuri funktsiooni, näete linki Sisu ja struktuuri haldamine, kui navigeerite lehele Saidi administreerimine. Seda funktsiooni kasutades saate dokumente teisaldada/kopeerida. See on üks parimaid häkke, mis aitab teil korraga teisaldada mitut dokumenti, säilitades samas versiooniajaloo, mille on loonud, loonud, muudetud ja muudetud atribuutide järgi. Seda meetodit kasutades säilitatakse ka sisutüüp ja metaandmed.
Peate siiski avaldamisfunktsiooni sisse lülitama. Isegi siis ei saa te mitut kausta teisaldada. Võib-olla on selle meetodi suurim negatiivne külg see, et selle kasutamiseks peate olema saidi omanik. Oh, ja see töötab ainult ühel saidil.
4. Sisukorraldaja
Lihtsalt aktiveerige sisukorraldaja funktsioon ja seejärel valige marsruutimise reeglid, mida soovite kasutada, ja asetage dokument, mida soovite teisaldada, ripploegi. See meetod võimaldab teisaldada ka dokumente mis tahes muule saidile. Seadistamine võtab veidi aega, kuid peate seda tegema ainult üks kord. See säilitab ka sisutüübid ja kohandatud metaandmed.
Kuigi see ei säilita versiooniajalugu ja nõuab administraatorit, on sellel kasulik funktsioon, mis võimaldab teil dokumendi kausta suunata.
5. SharePointi migratsioonitööriist
Microsoft teab, et dokumentide teisaldamine SharePointis võib olla pisut keeruline. Seetõttu tuli ettevõte välja tasuta SharePointi migratsioonitööriistaga. See tööriist käsitleb kõike alates väikestest kuni suuremahuliste migratsioonideni, mis võivad sisaldada faile, kaustu ja isegi loendeid teie SharePointi saidilt. Üksused teisaldatakse OneDrive'i või SharePointi.
Selle meetodi kõige ilmsem eelis on tööriista võime käsitleda suuri migratsioone. See on ka väga kohandatav ja säilitab versiooniajaloo. See ei ühildu aga SharePointi versioonidega enne 2013. aastat. Seevastu on mõned kolmanda osapoole migratsioonitooted oluliselt paremini kohandatavad.
6. Kolmandate osapoolte tooted
Enamik kvaliteetseid kolmanda osapoole dokumentide migratsioonitooteid ei ole tasuta, kuid need toimivad tavaliselt suurepäraselt, eriti suuremahuliste migratsioonide puhul. Need kipuvad olema skaleeritavad ja väga kohandatavad. Enamik neist toodetest suudab säilitada kõike, sealhulgas sisutüüpe, metaandmeid, kõiki atribuute ja versiooniajalugu.
Teisest küljest maksab see meetod raha. Kui arvate, et maksate tööriista eest, mis aitab teil dokumente teisaldada, hakkate mõtlema, miks SharePointil pole juba kasutajasõbralikku valikut. Teine negatiivne külg on see, et kolmanda osapoole tooted nõuavad nende konfigureerimiseks ja käitamiseks administraatorit.
7. Kohandatud lahendus
Lõpuks saate oma kohandatud lahenduse kodeerida mitmesuguste tehnikate (nt REST API) abil. Lõppkasutaja ei pea midagi marsruutima, saate kohandada nii palju kui soovite ja veenduda, et kõik on dokumentides alles. Teisest küljest peate suutma kodeerida ja kulutama natuke aega koodi kirjutamisele ja hooldamisele, mis võib tootevärskenduste ajal olla eriti keeruline.
Valige oma meetod
Dokumentide teisaldamiseks SharePointis on veelgi rohkem meetodeid, kuid need peaksid katma enamiku teie vajadustest. Mõelge esmalt, mida vajate, ja varsti saate täpselt teada, millist meetodit igaühe jaoks kasutada.
Millist neist meetoditest eelistate? Kas olete kasutanud rohkem kui ühte? Arutage.